Huomio Ostaja! Onnistuneen digihankkeen siemenet kylvetään aiemmin kuin ajattelit.
01 | 2025 Laura Riuttanen, Sales Director & Partner Kipinä
Digihankkeiden suunnittelu ja valmistelu on aina erityisen haastava ja aikaa vievä prosessi. Kompleksiset kokonaisuudet ja vahvaa teknistä osaamista vaativat ratkaisut muodostuvat monen päänsäryn alkulähteeksi, ja epävarmuuden tunne luikertelee mukaan ostoprosessiin. Pahimmillaan prosessia kuumentaa pahin myrkky – kiire. Kuinka valita oikea kumppani digikehityshankkeeseen? Mitä ulkopuolista osaamista tarvitaan? Mitä kaikki tulee maksamaan?
Siinä vain muutama kysymys, jotka pyörivät monen johtajan mielessä; digitaalinen siirtymä koskettaa lähes kaikkia yhtiöitä tavalla tai toisella.
Me Kipinällä olemme olleet laajasti mukana eri toimialoilla toimivien yhtiöiden digihankkeissa – softakehityksestä rakentamiseen, pankki- ja energiasektoriin sekä moniin muihin. Matkan varrella kokemuksemme on tuonut mukanaan monia hyviä oppeja ja oivalluksia, jotka ovat auttaneet niin asiakkaitamme kuin meitäkin onnistumaan digihankkeissa paremmin heti alkumetreiltä lähtien.
Onnistuneimpien digihankkeiden siemenet kylvetään jo projektin alkuvaiheessa! Siksi kokosimme sinulle, digihankkeeseen valmistautuvalle ostajalle, listan asioista, joita itse käymme läpi asiakkaidemme kanssa jokaisen hankkeen valmistelussa. Kerää talteen, jaa kaverille tai tulosta taukotilan huoneentauluksi. Ja kun epäröit – soita meille, autamme mielellämme.
Tiedätkö mitä tarvitset?
Ennen kuin mietit mitään muuta, aloita rehellisyydestä. Ensimmäinen askel laadukkaassa ohjelmistokehityksen ostamisessa on ymmärtää, mitä todella tarvitaan. Ongelmien laatu ja muoto selkenevät parhaiten, kun ymmärretään kaikkien sisäisten sidosryhmien tarpeet.
Mitä ongelmaa olemme oikeasti ratkaisemassa?
Onko meillä jo jonkinlainen näkemys ratkaisusta?
Onko kyse minimitoteutuksesta, lisäkäsistä, kokonaisprojektista vai kenties jostain aivan muusta?
Luonteva seuraava askel on tiedostaa, mihin yrityksen resurssit riittävät ja millaisella aikataululla ollaan liikkeellä. Käytettävissä olevien resurssien kautta on helpompi asettaa projektille realistisia tavoitteita ja perustella organisaation sisällä, miksi projektiin kannattaa panostaa.
Millainen aikataulu ja budjetti ovat käytössä?
Onko jotkin asiat erityisen kriittisiä toteuttaa?
Onko projektitiimin jäsenillä aikaa osallistua riittävästi tekemiseen? Löytyykö pullonkauloja?
Tehokkain prosessi syntyy, kun keskustelu potentiaalisten kumppanien kanssa avataan mahdollisimman varhaisessa vaiheessa ongelman määrittelyä. Esimerkiksi ulkopuolinen arkkitehtuurikartoitus tai kevyt rautalankamallin suunnittelu voi tuoda nopeaa selkeyttä epäselviin tilanteisiin.
On täysin luonnollista, että organisaation sisällä on useita eri näkemyksiä siitä, mitä ollaan tekemässä ja miten. Jotta epäselvyyksiltä vältytään jatkossa, tälle pohdinnalle kannattaa antaa riittävästi aikaa. Kehityskumppania kannattaa lähteä valitsemaan vasta, kun organisaation sisällä on selkeä käsitys siitä, mitä ollaan ostamassa ja miksi. Näin myös kumppanin on helpompi vastata aitoon tarpeeseen ja esittää näkemyksiä toteutuksesta.
Ota aina käyttäjä mukaan
Ohjelmistokehityksen ytimessä on aina ihminen – softaa toteutetaan käyttäjiään varten. Jos kehityksessä ei ymmärretä käyttäjän tarpeita, löytää projektitiimi itsensä helposti syvältä metsästä kehitysvaiheessa, vaikka toteutus itsessään olisi hieno, toimiva ja jopa mullistava. Tässäkään luulo ei ole tiedon väärti; käyttäjät on syytä ottaa aidosti mukaan, eikä luottaa olettamuksiin, että käyttäjän ajatukset ja tarpeet olisivat jo hyvin tiedossa.
Mitä ongelmia käyttäjien mielestä ollaan ratkaisemassa?
Miten käyttäjäymmärrystä voitaisiin tehdä paremmin aiempaan verrattuna?
Onko aiemmassa tavassa toimia parannettavaa myös itse prosessissa?
"Asioiden tarkastelu helikopterinäkökulmasta" helpottaa ideointia myös alkuperäisen ratkaistavan ongelman ulkopuolella ja tekee käyttökokemuksesta mielekkään loppuasiakkaalle. Näin ohjelmistolla voidaan poistaa turhia työvaiheita sekä lisätä käyttäjien tyytyväisyyttä ja tehokkuutta aiempaan verrattuna. Toisaalta käyttäjillä voi olla rajoituksia, jotka tulee huomioida palvelua suunniteltaessa. Siksi on tärkeää selvittää:
Millainen käyttäjän fyysinen ympäristö on?
Mitkä ovat käyttäjän erityistarpeet tai rajoitteet?
Missä tilanteessa palvelua käytetään?
Esimerkiksi tunteet, stressi, väsymys ja kiire vaikuttavat käyttäjiin helposti niin, että jaksamista ja aikaa opetella palvelua on vähän, ja jokainen ylimääräinen klikkaus voi tuntua liialliselta. Usein saavutettavien palveluiden suunnittelu hyödyttää jokaista käyttäjää.
Huomioi oman organisaation voimavarat ja toimintatavat
Hyvin usein yritysten sisältä löytyy hankkeelle arvokasta näkemystä, kontekstiosaamista ja kokemusta, joita toimittajilla ei yksinkertaisesti voi olla. Kun hankkeella on koko organisaation tuki, tärkeä sisäinen osaaminen kannattaa tunnistaa ja valjastaa projektin hyödyksi heti alusta alkaen valitsemalla mukaan oikeat ihmiset.
Millaista teknistä osaamista meiltä löytyy talon sisältä, ja voidaanko sitä hyödyntää?
Olemmeko varmistaneet, että koko organisaatio tukee hanketta ja on aktiivisesti mahdollistamassa sen onnistumisen?
Parhaiten arvoa tuottavan tiimin lisäksi hankkeen voimavaraksi tai hidasteeksi voivat muodostua organisaation omat toimintatavat. Jokaisella yrityksellä on omat ostamisen tavat ja sisäinen kulttuuri, jotka vaikuttavat onnistuneen hankkeen suunnitteluun.
Miten olemme tottuneet ostamaan? Päteekö sama toimintatapa tässä projektissa?
Millainen yrityksemme kulttuuri on? Olemmeko fyysisesti samoissa tiloissa vai rakentuuko työskentely etäohjatuksi?
Uusien tekijöiden liittyminen tiimiin voi usein aiheuttaa inhimillisiä yllätyksiä. Siksi on tärkeää kiinnittää erityistä huomiota tekijöiden kokemukseen ja organisaation tapakulttuurin viestimiseen. Tämä helpottaa uuden tiimin rakentumista ja antaa ulkopuolisille tekijöille parhaat mahdolliset edellytykset vastata asiakkaan odotuksiin.
Teknologian rajoitteet ja reunaehdot
Jokaisessa organisaatiossa on todennäköisesti teknisiä reunaehtoja, jotka vaikuttavat toteutukseen. Sekä sisäisesti että eri sidosryhmillä voi olla vaatimuksia, jotka tulee huomioida palveluiden kehityksessä. Esimerkiksi tietoturvaan, datan sijaintiin ja saatavuuteen liittyvät vaatimukset kannattaa ottaa esiin jo palvelun suunnitteluvaiheessa.
On myös hyvä muistaa, että mikään palvelu ei ole nykypäivänä kerralla valmis. Ohjelmistokehityksessä yleinen vitsi kuuluukin:
"Palvelu on valmis vasta silloin, kun sen käytöstä luovutaan."
Siksi kannattaa käyttää aikaa myös palvelun tulevaisuuden pohtimiseen:
Miltä palvelun tulevaisuus näyttää?
Millaisia kasvutavoitteita palvelun käytölle asetetaan?
Millaisia kehitysaskeleita tulevaisuudessa mahdollisesti tavoitellaan?
Palvelun suunnittelussa on tärkeää tiedostaa, tehdäänkö sellaisia teknologiavalintoja, joiden vaihtaminen tulevaisuudessa voi olla mahdotonta tai ainakin erittäin haastavaa. Tällaiset valinnat voivat joskus olla välttämättömiä, mutta järkevällä arkkitehtuurisuunnittelulla niiden tuomaa riskiä voidaan hallita. Samalla on hyvä tunnistaa, mitkä teknologiat ovat todennäköisimmin sellaisia, joita joudutaan tulevaisuudessa arvioimaan uudelleen.
Asiantunteva kumppani osaa auttaa oikeiden teknologioiden valinnassa, mutta organisaationne vastuulla on tietää, jos toteutukselle on olemassa rajoitteita tai erityisiä vaatimuksia.
Huomio hinta myös tulevaisuudessa
Jokaisen palvelun ylläpidosta aiheutuu kustannuksia. Palvelun on pyörittävä jossain, ja sitä on yleensä tarpeen jatkokehittää tai vähintään ylläpitää huomioiden tietoturva ja ohjelmistopäivitykset. Palvelun elinkaarikustannuksia kannattaa arvioida jo ennen projektiin ryhtymistä ja pohtia, miten palvelua tullaan ylläpitämään tulevaisuudessa.
Jonkun on myös vastattava palvelun ylläpidosta. Löytyykö siihen resursseja omasta organisaatiosta vai halutaanko ylläpito ulkoistaa? Hyvä toimittaja ei rakenna yhteistyötä toimittajaloukuksi, vaan varmistaa avoimen ja selkeän järjestelmän, jonka ylläpito on helppoa ja mahdollista myös muille.
Rakentamalla tulevaisuuden näkymä osaksi alkuvaiheen budjetointia kehityskumppani voi auttaa mahdollistamaan hankkeelle pidemmän aikavälin suunnitelman ja parantaa onnistumisen edellytyksiä.
Yllätykset kuuluvat lajin luonteeseen, jätä siis tilaa muutokselle
Harvan kristallipallo on niin kirkas, että ennen projektin alkua olisi mahdollista arvioida kaikki mahdolliset kehitystarpeet, kompastuskivet ja ideat, jotka matkan varrella tupsahtavat esiin. Siksi yksi digihankkeen valmistelun tärkeimmistä ‘henkisistä osa-alueista’ on jättää riittävästi joustavuutta muutoksille ja antaa projektitiimille tilaa reagoida niihin.
Varmaa on, että projektimallista riippumatta jokainen projekti sisältää yllätyksiä – olivat ne sitten suuria tai pieniä. Parhaat edellytykset onnistumiselle luodaan valmistautumalla ennakkoon siihen, miten näihin yllätyksiin reagoidaan aikataulun ja budjetin näkökulmasta.
Valitse oikeaa osaamista ja asennetta
Kun edellä mainitut hankkeen sisäiset valmistelutyöt on hoidettu ja taustat ovat riittävän selkeät, seuraa kehityskumppanin valinta. Tutun, turvallisen ja hyväksi todetun kumppanin luokse on helppo palata, mutta jokaisen digihankkeen kohdalla olisi tärkeää arvioida luottamusta, kykyä haastaa, asenteita ja tietenkin todellista teknistä osaamista.
Aidosti luotettavan kumppanin valinta on kultaakin arvokkaampaa, kun matkan varrella vastaan tulee yllätyksiä. Luottamukselle rakentuva yhteistyö antaa tilaa rakentavalle haastamiselle, joka kehittää koko tiimin toimintaa. Teknisen osaamisen rinnalla meille on yhteistyön alkuvaiheessa tärkeää molemminpuolinen ‘kipinä’, joka näkyy jo tarjousvaiheessa sujuvana keskusteluna ja varmuuden tunteena siitä, että työ sujuu myös haastavissa tilanteissa.
Pelkkä joukko vaikuttavia referenssilogoja ei vielä kerro oikeasta teknisestä osaamisesta tai kyvykkyydestä hankkeen läpivientiin. Siksi tiimin osaaminen ja erityisesti asenne kannattaa varmistaa suurennuslasilla.
Kumppanuus rakentuu rehellisyydestä
Budjetin tiukkuudesta, puutteellisesta sisäisestä osaamisesta tai tiedossa olevista ongelmallisista nykyjärjestelmien integraatioista huolimatta – aloita yhteistyö kehityskumppanin kanssa rehellisesti ja avoimesti. Läpinäkyvyys todellisesta tilanteesta ohjaa projektin luonnollisemmin oikealle uralle, kun koko projektitiimi aloittaa hankkeen ja ennakoi tulevaa yhteisymmärryksessä.
Kokemus asioiden yhdessä ratkaisemisesta ja lopputuotoksen yhteisestä vastuusta lisää aina onnistuneen hankkeen todennäköisyyttä. Avoin ja rehellinen ilmapiiri tuottaa parhaimman lopputuloksen.
Hyvin suunniteltu on osa onnistumista
Onnistuneen digihankkeen suunnittelu sisältää aina sekä kovaa faktaa että inhimillisiä osa-alueita. Läpinäkyvyyttä ja rehellisyyttä tarvitaan sekä sisäisesti että kumppanien kanssa, jotta määrittelyvaihe luo oikeanlaiset odotukset ja hedelmällisen pohjan koko hankkeelle.
Olemme mukana asiakkaidemme digihankkeissa aivan alkutekijöistä saakka. Voimme auttaa rakentamaan toimivampia prosesseja, teknisesti vahvoja tiimejä ja sujuvan sekä helpon ostoprosessin.
Jos horisontissa siintää uusi kehityshanke, jossa suoraviivainen ostoprosessi ja teknisten tarpeiden määrittely mietityttävät, asiantuntijamme ovat ilolla mukana tukemassa ja viemässä hanketta eteenpäin.
Laura Riuttanen, Sales Director & Partner Kipinä
Kirjoittaja on digihankkeiden myynnin todellinen voimanainen. Lauran lempeän jämäkkä ote myynnin ohjaksissa ohjaa kotimaista digikehitystä kohti tulevaisuutta. Lauran kädenjälki näkyy ja kuuluu vaativimpien kotimaisten digihankkeiden taustalla läpi eri toimialojen. Virtapiirejä Laura viilentää vesijuosten ja, monen muun kipinäläisen tavoin, hakee vauhtia kisakireän fillarin ohjaksista!